從業(yè)務(wù)生產(chǎn)到財(cái)務(wù)匯總，伙伴云幫助我在企業(yè)的運(yùn)營管理方面實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。員工按流程做事，流程方面實(shí)現(xiàn)了真正的自動(dòng)化運(yùn)營。零代碼的能力非常強(qiáng)大，并且還具備很多場(chǎng)景開發(fā)的可能性。我特別感謝伙伴云這個(gè)平臺(tái)，解決了困擾廣告行業(yè)的諸多難題。
-- 財(cái)源廣告創(chuàng)始人，楊益軍

企業(yè)介紹

根據(jù)央視市場(chǎng)研究（CTR）發(fā)布的《2023中國廣告主營銷趨勢(shì)調(diào)查報(bào)告》，廣告業(yè)在2023年迎來了持續(xù)復(fù)蘇，市場(chǎng)整體回暖。這一趨勢(shì)不僅體現(xiàn)在各類主流傳播媒體上，以服務(wù)小微企業(yè)為業(yè)務(wù)主體的各類廣告門市的業(yè)務(wù)也迎來了更大的發(fā)展機(jī)遇。臺(tái)州市路橋財(cái)源廣告有限公司（下文簡(jiǎn)稱“財(cái)源廣告”）作為廣告行業(yè)的一員，致力于為臺(tái)州市各家小微門店提供掛牌、路牌、門頭燈箱等從創(chuàng)意設(shè)計(jì)到安裝交付的廣告全流程服務(wù)。

業(yè)務(wù)背景

作為一家廣告公司，財(cái)源廣告所售賣的產(chǎn)品均為非標(biāo)定制，產(chǎn)品線非常多，不同客戶之間的需求大相徑庭。而且門店的員工人數(shù)有限，涉及到需求溝通、設(shè)計(jì)、加工、運(yùn)輸、安裝等多個(gè)環(huán)節(jié)，“忙中出錯(cuò)”可以說是行業(yè)中十分常見的現(xiàn)象，一旦其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)導(dǎo)致制品的返工修改。

為解決這些問題，楊總曾投入四萬塊找外包來定制系統(tǒng)，但仍無法滿足其對(duì)流程、數(shù)據(jù)的管理需求。期間浪費(fèi)了大量的金錢與時(shí)間成本，楊總甚至產(chǎn)生了自學(xué)研發(fā)的念頭。后來偶然間了解到伙伴云，被“零代碼、自主搭建”準(zhǔn)確擊中了自身的痛點(diǎn)，后續(xù)通過與伙伴云數(shù)字化團(tuán)隊(duì)取得聯(lián)系，雙方結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)以及公司自身的流程問題，全面梳理出了財(cái)源廣告當(dāng)前所面臨的業(yè)務(wù)痛點(diǎn)：

1. 客戶需求零散，工單生產(chǎn)無序：在日常運(yùn)營中，工單任務(wù)的下發(fā)往往存在錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)的情況，這直接影響了生產(chǎn)進(jìn)度和物料的準(zhǔn)備工作，對(duì)整個(gè)生產(chǎn)流程會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。由于廣告店的服務(wù)對(duì)象多為散客，客戶通常不會(huì)提前預(yù)約，這使得企業(yè)需要對(duì)整個(gè)生產(chǎn)流程進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)和溝通；
2. 過于依賴人工，成本管理混亂：門店的客戶大多為零散的小客戶，由于生產(chǎn)售賣的都是非標(biāo)定制的產(chǎn)品，要針對(duì)客戶的需求進(jìn)行定制化服務(wù)，導(dǎo)致收上來的錢十分零散，手工記錄很出現(xiàn)容易漏記、錯(cuò)記的情況；另外針對(duì)上游各類原材料的采購成本，財(cái)源廣告并沒有統(tǒng)一管理起來，內(nèi)部工具和配件也沒有專人管理，經(jīng)常出現(xiàn)一個(gè)人帶的工具配件過多，導(dǎo)致另一個(gè)人在客戶現(xiàn)場(chǎng)無法安裝的情況，嚴(yán)重阻礙了公司的運(yùn)行效率；
3. 員工溝通效率低，交付成本高：員工的能力有限，在頻繁的溝通過程中很難做到高效且準(zhǔn)確的信息傳遞，導(dǎo)致客戶與公司之間的信息差很難對(duì)齊，設(shè)計(jì)出的圖紙、字樣與實(shí)際情況不匹配是十分常見的情況；
4. 人員文化素質(zhì)較低，缺乏提升渠道：該行業(yè)內(nèi)從業(yè)者的學(xué)歷和文化素質(zhì)普遍較低，但是隨著業(yè)務(wù)的開展，企業(yè)會(huì)需要員工在業(yè)務(wù)開展的同時(shí)也能提升自己能力，以適應(yīng)公司的需要。但現(xiàn)實(shí)情況卻是業(yè)務(wù)量大，員工有心學(xué)習(xí)提升技能卻無從下手，也沒有合適的、科學(xué)的技能學(xué)習(xí)提升路徑可以參考。

解決方案

楊總作為公司的創(chuàng)始人，他對(duì)于數(shù)字化系統(tǒng)的認(rèn)知與執(zhí)行力，直接決定了公司的上限和發(fā)展前景。可喜的是，楊總展現(xiàn)出了強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意愿和投入精力的決心，全身心投入到系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和完善當(dāng)中。在一個(gè)半月的學(xué)習(xí)和持續(xù)搭建的過程中，楊總對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了更深層次的梳理，在一次次流程梳理的過程中逐漸挖掘出了解決上述一系列問題的方法，并最終在伙伴云的系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)。

在系統(tǒng)建設(shè)的過程中，楊總充分發(fā)揮了他對(duì)于數(shù)字化的深刻理解，通過一個(gè)多月的學(xué)習(xí)，在伙伴云生產(chǎn)制造ERP解決方案的輔助下，楊總在伙伴云系統(tǒng)中將“線索、跟單、報(bào)價(jià)、設(shè)計(jì)、成交定金、安裝交付、回款”全流程囊括進(jìn)來，開始以數(shù)字化思路運(yùn)營起整個(gè)公司的業(yè)務(wù)。另一方面，楊總持續(xù)踐行對(duì)自身的高要求，在系統(tǒng)內(nèi)專門設(shè)計(jì)了“老板任務(wù)&學(xué)習(xí)”模塊，將每日學(xué)習(xí)進(jìn)度、學(xué)習(xí)計(jì)劃、創(chuàng)業(yè)思考等學(xué)習(xí)路徑以數(shù)據(jù)形式更新在系統(tǒng)內(nèi)。從公司管理到個(gè)人提升，楊總真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化從系統(tǒng)到人的“全”流程管理。

（伙伴云項(xiàng)目管理架構(gòu)圖）

落地成果

經(jīng)過一個(gè)月的搭建和后續(xù)數(shù)月的不斷完善，楊總將“線索、跟單、報(bào)價(jià)、設(shè)計(jì)、交付、薪資、成本、供應(yīng)商管理、人員成長”等全流程統(tǒng)一囊括進(jìn)伙伴云系統(tǒng)之中，所有客戶、訂單、生產(chǎn)進(jìn)度等相關(guān)數(shù)據(jù)都可以在系統(tǒng)內(nèi)看到，員工間的工作和協(xié)作流程清晰可見，關(guān)鍵環(huán)節(jié)可輕松追溯。

除業(yè)務(wù)管理之外，楊總在系統(tǒng)內(nèi)為自己和員工分別搭建起了一條清晰可見的能力提升路徑。通過設(shè)置每日任務(wù)，督促自己和員工能夠保持每日思考與每日精進(jìn)。

1. 將員工間溝通客戶需求的過程遷移至伙伴云系統(tǒng)訂單內(nèi)，詳細(xì)記錄客戶對(duì)于尺寸、顏色、效果等多方面的需求，相關(guān)工作人員直接按照表單內(nèi)的信息進(jìn)行生產(chǎn)制作，項(xiàng)目錯(cuò)單率從80%降到20%；
2. 從業(yè)務(wù)生產(chǎn)到財(cái)務(wù)匯總，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營管理的數(shù)字化，數(shù)字化系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋了企業(yè)80%的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，極大縮減了日常的排錯(cuò)時(shí)間。

成果展示

場(chǎng)景一：項(xiàng)目管理

過去：

客戶要求的產(chǎn)品基本都為非標(biāo)定制，且需求十分零碎。但員工數(shù)量有限，如果不能對(duì)客戶需求進(jìn)行統(tǒng)一管理，僅靠用紙和微信記錄，十分容易出錯(cuò)，進(jìn)而導(dǎo)致員工在施工現(xiàn)場(chǎng)無法安裝，產(chǎn)生大量的額外成本。

現(xiàn)在：

通過對(duì)每一位客戶的訂單進(jìn)行詳細(xì)管理，楊總得以將客戶的所有需求整理起來并留存，在信息源頭實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。后續(xù)員工能夠在系統(tǒng)內(nèi)了解到客戶的現(xiàn)場(chǎng)情況，可嚴(yán)格按照客戶需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，盡可能在最后的安裝交付環(huán)節(jié)降低出現(xiàn)問題的可能性。

價(jià)值：

詳細(xì)記錄客戶對(duì)于尺寸、顏色、效果等多方面的需求，相關(guān)工作人員直接按照系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，項(xiàng)目錯(cuò)單率降低60%；除去人為因素后，財(cái)源廣告在交付安裝環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的返工情況基本為零，確保安裝交付環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。

場(chǎng)景二：財(cái)務(wù)管理

過去：

行業(yè)原因，門店的客戶大多為零散小客戶，且都是非標(biāo)定制的個(gè)性化需求，導(dǎo)致營業(yè)額統(tǒng)計(jì)十分零散，手工記錄很出現(xiàn)容易漏記、錯(cuò)記的情況。另外企業(yè)針對(duì)上游各類原材料的采購成本，也沒有統(tǒng)一管理起來。

現(xiàn)在：

在伙伴云系統(tǒng)內(nèi)容設(shè)置財(cái)務(wù)管理儀表盤，向上可管理供應(yīng)商的物料采購成本，向下可管理客戶的收款單，每一筆的支出與收入都清晰展現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)。此外關(guān)于人員薪資、提成計(jì)算等，也被楊總統(tǒng)一融入到這套系統(tǒng)之中。

價(jià)值：

針對(duì)成本與支出的統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤率幾乎降至為零，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

場(chǎng)景三：?jiǎn)T工成長

過去：

楊總深知，數(shù)字化為企業(yè)帶來最大的價(jià)值在于人員意識(shí)、能力方面的提升。隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)張，企業(yè)對(duì)于員工的技能熟練度和掌握的技能數(shù)量開始有一定要求，但行業(yè)內(nèi)卻沒有可參考借鑒的員工技能提升路徑。

現(xiàn)在：

根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)員工的各項(xiàng)能力要求，楊總專為員工規(guī)劃了“設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、安裝標(biāo)準(zhǔn)化、每日學(xué)習(xí)、待辦任務(wù)、學(xué)習(xí)總結(jié)、培訓(xùn)課題”等能力提升專項(xiàng)列表。以每日任務(wù)的形式，督促員工每天保持思考。

價(jià)值：

可視化每一位員工的學(xué)習(xí)記錄，讓員工能力提升有路徑可循，有數(shù)據(jù)可查。通過每天對(duì)工作情況的總結(jié)與反思，因個(gè)人粗心或能力不足導(dǎo)致的交付問題降低了70%。

總結(jié)

當(dāng)時(shí)為了讓伙伴云系統(tǒng)落地在我們的生產(chǎn)場(chǎng)景中當(dāng)中，自己雖然也是花了很大的心思，更重要的是伙伴云零代碼能夠完美適配我們的業(yè)務(wù)。系統(tǒng)運(yùn)行到現(xiàn)在，我們的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的更加順暢了，每位員工也養(yǎng)成了通過系統(tǒng)來記錄信息、分配工單的習(xí)慣。可以說，伙伴云已經(jīng)幫我們解決了絕大部分的業(yè)務(wù)和交付問題。
-- 財(cái)源廣告創(chuàng)始人，楊益軍

隨著數(shù)字化應(yīng)用的深入，楊總逐漸將財(cái)源廣告的全部生產(chǎn)和管理業(yè)務(wù)都遷移至伙伴云系統(tǒng)之中。由于行業(yè)屬性，員工的文化水平相對(duì)有限，許多沒有技術(shù)背景、不清楚電腦操作的員工也快速上手了在數(shù)字化系統(tǒng)中進(jìn)行協(xié)作。這種全員參與、全員數(shù)字化協(xié)作的業(yè)務(wù)運(yùn)作模式，正在財(cái)源廣告的公司體系中運(yùn)轉(zhuǎn)得越來越順暢。